Cursusmanagement & Administratie

Het onderhouden van een cursusadministratie kent diverse processen. Van het ontwikkelen, organiseren, uitnodigen van cursisten tot het publiceren van cijferlijsten, registreren van certificeringen en het factureren van de cursus. Zaken die efficiënter en slimmer kunnen worden verwerkt waarbij het van belang is dat zaken maar eenmalig worden ingevoerd. Van inschrijving tot training, uw gehele cursusadministratie kunt u vastleggen in de Inventive applicatie. Hierbij is het doel om dubbelwerk te voorkomen en een betere werkwijze voor het organiseren van uw opleidingen en cursussen te introduceren. 
 

Ontwikkeling van cursus informatie / documentatie
Uw cursusadministratie start bij de ontwikkeling van een cursus. Een cursus kan in zijn geheel vanuit Inventive worden gerealiseerd. Documenten zoals certificaten, presentaties en studiemateriaal kunnen onder het digitaal archief worden vastgelegd, zodat u alle informatie heeft geclusterd. Een cursus die is aangemaakt, kan worden gedupliceerd, zodat u minder tijd kwijt bent aan het administratieve proces. Tevens heeft u de mogelijkheid om een nieuwe cursus aan te maken op basis van een reeds bestaande cursus. Hierbij hoeft u alleen de details aan te passen en uw nieuwe cursus kan worden gepland.


Registratie van inschrijvingen
Het cursusaanbod dat u heeft gerealiseerd kunt u direct plaatsen op uw website (iFrame) of uw externe cursistenportaal (bijv. Confluence). Het inschrijven voor de cursus gaat vervolgens eenvoudig en snel. Uw cursisten vullen het inschrijvingsformulier in en de inschrijvingen stromen geautomatiseerd de Inventive applicatie in, waarna de diverse planningen, presentielijsten en aanverwante zaken kunnen worden gerealiseerd. Hiermee zorgt de gedetailleerde cursistenadministratie zorg voor een heldere registratie.


Realiseren van planningen, presentielijsten en certificaten
Nadat de inschrijvingen zijn ontvangen, begint voor u de volgende taak. Welke cursus dient er gegeven te worden? Welke hulpmiddelen en locaties zijn er nodig? En welke medewerkers en resources dienen er beschikbaar te zijn? Dankzij de uitgebreide planningsmogelijkheden in Inventive kunnen dit soort zaken direct worden vastgelegd, gepland, toegewezen aan instructeurs (intern en extern) en worden deze gekoppeld aan onderdelen als materiaal, locaties en middelen. 

Doordat deze gegevens in het geïntegreerde ERP systeem van Inventive worden vastgelegd op het cursus project, kunt u alles op één plaats gerelateerd vinden. Hierdoor is het mogelijk om aflopende certificaten eenvoudig inzichtelijk te maken, zodat deze in het iNote monitor (CRM) van het salesteam komt om deze op te volgen.


De voordelen van de cursisten administratie functionaliteit

  • Verbetering van dienstverlening richting uw cursisten;
  • Minder arbeidsintensief beheer van uw opleidingen en cursussen;
  • Cursussen kunnen meerdere keren worden gebruikt, waardoor er een tijdsbesparing is in uw administratieve proces;
  • Duidelijke overzichten van de presentie van cursisten;
  • Geautomatiseerde invoer van inschrijvingen voor uw cursussen;
  • Geautomatiseerd genereren van cursisten documentatie (Presentielijsten, naambadges, facturen etc.)
  • Tot in de details inzicht in uw cursisten, van inschrijving tot facturering.