Financiële administratie

De financiële administratie is het hart van het Inventive ERP systeem. Van alle financiële transacties in de diverse deelsystemen ontstaat uiteindelijk een onverdichte journaalpost. Doordat Inventive de boekingen niet verdicht, kan er op alle dimensies financieel worden gerapporteerd. Een grootboekregel kent naast het vereiste rekeningnummer, debet, credit en kostenplaatsen/drager dimensies. Inventive kent een grootboek waar meer dan 60 dimensies worden vastgelegd. Van artikelcode tot relatiecode en van projectcode tot factuurnummer.

Daarnaast kan men gerelateerd zoeken op de aan deze dimensies vastgelegd informatie. Met andere woorden, men kan niet alleen zoeken op projectcode, maar ook gerelateerd op alle gegevens op de projectkaart.


Afbeelding 1

In afbeelding 1 worden schermen weergegeven in de Powersearch. In figuur 1 wordt gezocht op de project code 'is gelijk aan' 5003. Het systeem rapporteert vervolgens alle grootboekregels die aan deze zoekactie voldoen. Vervolgens kan men deze Powersearch ook uitbreiden met meerdere criteria waarmee binnen de grootboekregels wordt gezocht.

Echter kan Inventive ook op de aan de grootboekregels gerelateerde functies rapporteren, zoals getoond in het rechterscherm. Hier wordt gezocht naar alle projecten waarvan de projectleider gelijk is aan ARSM. Dit had overigens ook elk ander vastgelegd kenmerk op de medewerkers kunnen zijn, in dat geval had men de functie 'medewerkers' dienen te selecteren in de Powersearch.

Dit had elk veld kunnen zijn op de project kaart. Dus als men projectspecifieke eigenschappen vastlegt op de projectkaart, kunnen zijn in de financiële administratie gebruikt worden als rapportage dimensie!


Afbeelding 2

De deelsystemen verantwoorden de financiële mutaties aan het grootboek, waarbij deze als 'boekstuk' fungeert. Op deze wijze ontstaat een volledig financieel beeld van alle systemen op in één gestructureerd rapportagemodel.

Omdat in een financiële administratie nog altijd geldt dat debet gelijk dient te zijn aan credit, kunnen wij de consistentie van de diverse subsystemen bewaken.

In figuur 2 is een zogenaamde 'bestandsorganisatie structuur' zichtbaar. Het zegt veel over de selectie en rapportage mogelijkheden, maar dient te worden geprojecteerd op de zogenaamde inrichting (boekgangen) van het systeem.


Afbeelding 3

In figuur 3 is een voorbeeld uitgetekend waarbij wij alle rapportage dimensies hebben ingericht in het grootboek, van begrotingen tot registraties. Vervolgens ontstaat hiermee een rapportage structuur waarbij er niet alleen gerapporteerd kan worden over de registraties, maar er ook een Powermonitor ontstaat, waarin de begrotingen (en/of voorcalculaties) op grootboekregel niveau vergeleken kunnen worden met de nacalculatie. Doordat de functies in de sub-administraties zich verantwoorden aan de financiële administratie in de vorm van een boekstuk.



Afbeelding 4

Conclusie

Men kan al deze gerelateerde informatie gebruiken in de PowerSearch en deze PowerSearch weer bewaren, zodat men deze eenvoudig weer kan aanroepen. Men kan tevens eenvoudig de lijstweergave beïnvloeden of het resultaat daarvan eenvoudig in een draaitabel presenteren (afbeelding 4).