Agenda en planning

Inventive bevat een groepsagenda waarmee men direct inzicht heeft in de activiteiten van alle medewerkers en eventueel gedefinieerde resources, zoals vergaderzalen, auto's en andere bedrijfsmiddelen waarvoor dit gewenst wordt geacht. Omdat de agenda is geïntegreerd binnen het ERP-pakket, betekent dit dat langs alle ingevulde invalshoeken de agenda-informatie opvraagbaar is.

Vanuit de relatiekaart en projectkaart ziet u direct alle afspraken met de relatie c.q. het project. Op de medewerkerkaart staan alle afspraken van een bepaalde medewerker. En in de agendaweergave ontstaat het totaaloverzicht. Alles is samengesteld op basis van dezelfde, éénmalig ingevoerde informatie. Hieraan ziet u meteen dat de Inventive agenda verder gaat dan bijvoorbeeld een standaard Outlook of iCal agenda. Door het geïntegreerd vastleggen van gegevens is een vorm van informatievoorziening mogelijk die in veel andere agendasystemen niet realiseerbaar is.

 Een zelfde agenda kan verschillende weergaven hebben, bijvoorbeeld per medewerker en resource in blokken van twee uur of een weergave toont precies dezelfde informatie, maar dan als projectplanning in blokken van één uur.

Agendapunten
Het maken van een afspraak in de agenda leidt tot een agendapunt met alle relevante informatie.  Desgewenst kunnen afspraken over meerdere dagen worden ingevoerd als men bijvoorbeeld de hele week dezelfde afspraak heeft. Verder is het mogelijk om afspraken als "Privé" of "Vertrouwelijk" te kenmerken, zodat anderen die de agenda wel mogen benaderen niet worden geïnformeerd over de details van deze afspraak.

Plannen met de agenda
Planning en agenda zijn nauw met elkaar verweven functies: wie doet wat op welk moment voor welk project. Door op een agendapunt projectinformatie vast te leggen, ontstaat een projectplanning. Voor werkzaamheden die wel bekend zijn, maar nog niet aan een medewerker zijn toegewezen, kan de resource "Nog in te plannen" worden geïntroduceerd. Op die manier ontstaat een actueel overzicht van de te verrichten werkzaamheden en is bovendien inzichtelijk welke onderdelen nog moeten worden ingepland.

Geavanceerde planning met elektronisch planbord
Naast agendaplanning bevat Inventive als afzonderlijke module een elektronisch planbord. Hiermee is het onder andere mogelijk om voor grote aantallen medewerkers (>50) op basis van functieprofielen die aan taken zijn gekoppeld geautomatiseerd beschikbare mensen in te plannen. 

Agendaweergaven
Bovenstaand voorbeeld toont de agenda in de "Periode" weergave, ofwel planbord weergave. Daarnaast kan men de agenda ook in een dag of week kalenderweergave tonen. Bij de dagweergave ziet men voor een specifieke dag alle medewerkers naast elkaar in verticale kolommen. In de week weergave staat alles per dag over elkaar heen. Als onderdeel van de weergave kan men ook een of meer selecties van medewerkers definiëren. Het kan immers voorkomen dat men niet alle agenda's wil (of mag) zien. Omgekeerd kan per medewerker worden aangegeven wie de betreffende agenda mag zien en eventueel wijzigen.

Agendagebruikers
De agenda kent op de eerste plaats gebruikers die hierin voorkomen. De agendagebruikers zijn gebaseerd op de gebruikerslijst van mensen die in Inventive mogen inloggen. Op de gebruikerskaart kan men vervolgens vastleggen wie de agenda van een bepaalde persoon mag zien en/of wijzigen. In onderstaand voorbeeld mag iedere andere gebruiker de agenda wijzigen van gebruiker "Pieter Hendriks". Als dat vinkje uit wordt gezet, kan men per individuele andere gebruiker aangeven of deze wel of niet de agenda van gebruiker "Pieter Hendriks" mag raadplegen en/of wijzigen.

Agendaresources
In de agenda kan men naast medewerkers ook "resources" ofwel hulpmiddelen opnemen. Hulpmiddelen kunnen bijvoorbeeld vergaderzalen, auto's of machines zijn. Via een stamtabel kan men zelf definiëren welke resources er zijn. Voor resources kan men net als bij gebruikers rechten opgeven wie deze mag zien en/of mag wijzigen.

Dagtijden en werktijden
In de agendaweergave wordt een indeling per gebruikt uur met tussen de grijze blokken een begin- en einde van de dag en in de witte blokken de reguliere werkdag. Via voorkeurinstellingen kan men de gewenste begin- en eindtijden aangeven.
Via een afzonderlijke voorkeur is het ook mogelijk om afspraken over twee dagen in te plannen als men bijvoorbeeld een ploeg van 22:00 uur tot 02:00 uur wil inplannen met één agendapunt.

Blokkades van agendapunten
Om eenmalig vast te leggen dat op bepaalde dagen geen afspraken kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld Kerst en nieuwjaar, voorziet Inventive in de mogelijkheid om dagen centraal te blokkeren in de agenda. Daarnaast is het mogelijk om voor bijvoorbeeld deeltijdwerkers via de agendablokkade de beschikbaarheid van individuele gebruikers op te nemen.

Agenda boven de administraties
De agendafunctie is een voorbeeld waar informatie delen noodzakelijk is. Ingevoerde agenda-afspraken zijn daarom standaard in alle administraties zichtbaar.

Agenda naar urenadministratie
Een volledig ingevuld agendapunt bevat onder andere een projectcode en een uurcode. Daarmee ontstaat in de agenda in feite al een voorzet voor de urenadministratie. Vanuit de agendafunctie kunnen compleet ingevulde agendapunten met één handeling worden "doorgeboekt" naar de urenadministratie en daar voor zover nodig worden aangepast. Ook vanuit de urenadministratie kan met een soortgelijk resultaat de agenda worden "opgehaald".

Uren schrijven is niet in iedere organisatie een populaire bezigheid, terwijl het bijhouden van de agenda wat gemakkelijker ligt. Via deze functionaliteit kunnen medewerkers de agenda gebruiken om hun uren te schrijven door de agenda te vullen met werkzaamheden, aan te passen en door te boeken. Indien mensen worden ingepland, is het niet wenselijk dat men de agenda gaat aanpassen. In dat geval is de functie om vanuit de urenregistratie de agenda op te halen en aansluitend de urenregels aan te passen de beste keuze.

Export agenda naar iCal beschikbaar
iCal is een digitaal formaat voor het uitwisselen van agendagegevens met bijvoorbeeld mobiele telefoons. Naast de geautomatiseerde communicatiefuncties van Inventive kan men ook een iCal exportbestand maken van een selectie agendapunten voor gebruik in een ander systeem.