Partij- en batchnummers

Deze module introduceert een complete partij-administratie. Inventive gebruikt "partijen" om meerdere aantallen van één artikel met unieke, gedeelde kenmerken bij elkaar te houden. Een partij kan bijvoorbeeld een aantal blikken verf, olie of ander materiaal zijn met een overeenkomstig productienummer of een zending levensmiddelen zijn met een bepaald keuringscertificaat. Iedere partij heeft binnen Inventive een eigen VVP (vaste verrekenprijs).

Partij-artikelen
Op de artikelkaart geeft men aan of een artikel een "partij-artikel" is waarvoor een partij-administratie wordt gevoerd. Op het tabblad "Partijen" is vervolgens inzichtelijk welke partijen er voor het betreffende artikel bestaan en wat de VVP per partij is. Op het tabblad "Voorraad" van de artikelkaart is de actuele voorraad per partij direct inzichtelijk. Indien men beschikt over de module "Voorraad in tijd", wordt ook dat tabblad op de artikelkaart getoond met een kolom voor partijen in het chronologisch overzicht .

Financiële waardering
De partij-administratie kent als kostprijs een VVP per partij. Op die manier kan men voor iedere verkoop een nauwkeurige kostprijs toewijzing maken. Ook is er in dit geval geen periodieke voorraadherwaardering nodig op basis van een gewijzigde VVP. In de praktijk dient men zich wel af te vragen wat de meest praktische manier is om met schommelingen in de kostprijs om te gaan. Dit brengt immers ook een extra administratieve belasting met zich mee die lang niet altijd nodig is. Indien men bijvoorbeeld in edelmetalen handelt en op enig moment goud voor een bepaalde prijs verkoopt, is het niet relevant of men een goedkoper of duurder ingekochte hoeveelheid verkoopt. Het materiaal is immers volledig uitwisselbaar, uitgaande van dezelfde kwaliteit. Wanneer men goederen in verschillende kwaliteiten levert die administratief hetzelfde artikel vormen, zal iedere partij een andere inkoopprijs hebben en ook een op de kwaliteit afgestemde verkoopprijs. In dat geval is het zinvol om het rendement van een bepaalde transactie vast te leggen en ook bij verkoop een specifieke partij aan te wijzen die is verkocht. Bij methoden als LIFO en FIFO kan een partijadministratie de volgorde van uitlevering ondersteunen en per transactie het juiste rendement bepalen. Tijdens de implementatie zal dit onderwerp nader worden besproken om de inrichting van het pakket optimaal af te stemmen op de individuele situatie.

Partijnummers
In bovenstaande voorbeelden van de artikelkaart worden de partijen met een door Inventive bepaald volgnummer getoond. Iedere keer als een nieuwe partij voor een bepaald artikel wordt geïntroduceerd - ofwel als gevolg van een inkoopproces ofwel als gevolg van eigen productie - kent Inventive daar een oplopend volgnummer aan toe. Iedere partij krijgt zo een unieke identificatie. Voor de herkenbaarheid binnen de eigen organisatie is het denkbaar dat men bijvoorbeeld een op de verpakking afgedrukt batchnummer van de fabrikant of een interne codering wenst vast te leggen. Inventive biedt daar de mogelijkheid toe. Bij goederenontvangsten van inkooporders kan men aan het interne partijnummer een zelf in te geven partijnummer van de leverancier koppelen. Daarnaast zijn er mogelijkheden om eigen nummers toe te kennen. Tijdens het implementatieproces wordt besproken welke combinatie van de interne Inventive nummering met eigen nummers en leveranciersnummers het beste past in een specifieke situatie.

Traceerbaarheid
Een belangrijk aspect van partij-administratie is traceerbaarheid. Met deze module heeft men direct inzicht wanneer een bepaalde partij is ontvangen, gekoppeld aan inkooporder, goederenontvangst en inkoopfactuur. Aan de verkoopzijde kan men op vergelijkbare wijze zien wanneer goederen uit een bepaalde partij zijn uitgeleverd aan verschillende klanten. Bij een productieproces kan men batchnummers van grondstoffen en halffabricaten herleiden naar eindproducten waarin deze zijn verwerkt en aan wie die zijn afgeleverd. Bij een partij ziet men naast het door Inventive gegenereerde interne nummer de omschrijving die men zelf kan aanpassen plus het leveranciersnummer. In overleg kan tijdens de implementatie worden besproken of meer informatie moet worden vastgelegd. Met Powernavigatie is alle gerelateerde informatie te zien. Zo heeft men in één oogopslag inzicht in leveranciers, afnemers en interne productieprocessen waar een bepaalde partij is gebruikt. Bij een productieproces hebben grondstoffen en halffabricaten batch- en chargenummers. Een chargenummer is de gebruikelijke term voor batches van vloeistoffen. Dat leidt tot eindproducten met een eigen batchnummer. Door deze vastlegging is het mogelijk om vanuit alle verbruikte componenten traceerbaarheid van ontvangst tot uitlevering te realiseren.

Inkooporder en goederenontvangst
Vanuit het inkoopproces kunnen partijnummers op verschillende momenten ontstaan, afhankelijk van de individuele situatie. Wanneer men op specificatie iets bestelt, zal men bij het plaatsen van de bestelling meestal zelf het partijnummer bepalen en dit aan de leverancier doorgeven. Zeker wanneer dit eigen partijnummer op het bestelde product moet worden vermeld, is dat van belang. Wanneer men een standaard product bestelt - bijvoorbeeld blikken verf - zal men bij ontvangst van de goederen "ontdekken" of de levering uit één of meer partijen bestaat aan de hand van de batchnummers die op de verpakking zijn afgedrukt. Bij goederenontvangst op een inkooporder zal Inventive ofwel het vooruit op de inkooporder bepaalde partijnummer opnemen ofwel zelf een intern nummer bepalen. Desgewenst kan men dit partijnummer aanvullen met externe gegevens (b.v. batchnummer fabrikant), wijzigen of uitbreiden met meer partijnummers als de levering uit meer partijen bestaat. Tijdens de implementatie zal dit onderwerp worden besproken en zal de inrichting van Inventive worden afgestemd op de individuele eisen die de organisatie hieraan stelt.

Productie met partijnummers
Bij de paragraaf over traceerbaarheid is een voorbeeld opgenomen hoe Inventive omgaat met partijnummers die ontstaan vanuit interne productieprocessen. Bij het gereed melden van bepaalde stappen, zal Inventive een partijnummer toekennen aan het eindresultaat van die stap. Dat partijnummer kan vervolgens weer worden gebruikt als startpunt voor een volgende stap van het proces tot uiteindelijk een eindresultaat is gecreëerd.

Voorraad omboeking met partijnummers
Naast een uitgebreid productieproces kunnen er ook allerlei andere, eenvoudiger redenen zijn om wijzigingen in de partijadministratie door te voeren. Stel men mengt partij "A" en partij "B". Inventive kan dan een voorraadomboeking uitvoeren die partij "C" creëert. Dit is een eenvoudige administratieve handeling.

Verkoop met partijnummers
Uitlevering van goederen met partijnummers kent overeenkomsten met het proces voor inkooporder en goederenontvangst. Aan verkoopzijde is er een verkooporder waarop partij-artikelen worden verkocht en een pakbon waarmee deze worden uitgeleverd. Afhankelijk van de individuele situatie zal het systeem op voorhand bepalen welk partijnummer men uit het magazijn moet pakken of wordt achteraf vastgelegd welke partij daadwerkelijk is gepakt. Een andere variant is de vraag of men de verplichting krijgt een al bestaand partijnummer te selecteren of dat men bij uitlevering zelf een nieuw partijnummer mag toekennen. Tijdens de implementatie worden de mogelijke variaties met de implementatieconsultant besproken. Op basis daarvan wordt een inrichting gekozen die optimaal aansluit op de individuele situatie.

Partijnummers vs. meerdere magazijnen
Er zijn duidelijke overeenkomsten tussen deze module en de module "Meerdere magazijnen". In beide gevallen zijn er "gecompartimenteerde hoeveelheden" van een bepaald product die een eigen VVP kunnen hebben. Het grote verschil is traceerbaarheid. Omdat een partij - anders dan een magazijn - éénmalig wordt gebruikt, blijft de volledige route van ontvangst tot uitlevering aan een of meer relaties altijd inzichtelijk.



Tabblad partijen

 
Tabblad voorraad


Tabblad voorraad in tijd
 


Voorbeeld van een partij
 


Voorbeeld van een productieproces