Facturering

Inventive kent een aantal mogelijkheden om met verkoopfacturen om te gaan. Binnen de financiële administratie is het verkoopboek beschikbaar. Hiermee kan men elders aangemaakte facturen direct op grootboekrekeningen boeken en van daaruit debiteurenbewaking uitvoeren en betalingen in het bank- of kasboek invoeren. Het verkoopboek werkt niet met een artikelbestand. De functionaliteit "Verkoopboek" is een onderdeel van de module "Financiële basisadministratie" en staat los van de module "Facturering". Met de module "Facturering" kan men offertes, verkooporders en pakbonnen doorboeken naar een factuur of rechtstreeks facturen invoeren op basis van het artikelbestand. Artikelen kunnen zowel producten als diensten (bijvoorbeeld uren of onderhoudscontracten) zijn. Daarmee vormt deze module een onderdeel in de keten van het operationele proces van offerte tot factuur.

Een factuur bestaat uit factuurregels waarvan alle gerelateerde informatie beschikbaar, zoals offertes, verkooporders, pakbonnen en debiteurenposten voor zover aanwezig via "Powernavigatie" opgevraagd kan worden. Via het digitaal archief kan men het afgedrukte factuurdocument opvragen indien beschikbaar. Binnen Inventive is functionaliteit beschikbaar om onder andere afgedrukte facturen automatisch als PDF in het digitaal archief van de betreffende factuur op te slaan.

Factuur afdrukken met eigen lay-out
De ingevoerde factuurgegevens kunnen op de gebruikelijke manier verwerkt worden tot een factuur document. De lay-out daarvan kan zelf worden bepaald met behulp van de rapportgeneratoren die binnen Inventive beschikbaar zijn.

Koppeling met financiële administratie via artikelen
Een bijkomend voordeel van deze module is dat men in het dagelijks gebruik niet bezig is met financiële administratie, zoals grootboekrekeningen en BTW. Op basis van operationele kennis welke artikelen men heeft verkocht voor welk bedrag en welke uren of diensten men berekent tegen welke prijs, wordt automatisch een factuur samengesteld. Boekhouding komt daar verder niet aan te pas. Op de achtergrond zal Inventive de factuur automatisch vertalen naar financiële boekingsregels zonder dat iemand daar mee bezig is. Deze vertaling vindt plaats op basis van eenmaal ingestelde gegevens bij het relatiebestand en in het artikelbestand. Bij relaties zijn gegevens vastgelegd over het land (in verband met onder andere BTW-plicht), eventueel geregistreerd BTW-nummer enzovoort. Artikelen zijn via artikelgroepen gekoppeld aan grootboekrekeningnummers voor onder andere financiële en logistieke afhandeling. Maakt men nieuwe artikelen aan, dan is toekenning aan een bestaande artikelgroep en opgave van BTW-percentage voldoende om het artikel financieel te kunnen gebruiken.

Indien klant "A" uit Nederland een factuur krijgt en klant "B" uit de Verenigde Staten krijgt precies dezelfde factuur, dan zal Inventive de factuur voor klant "A" met BTW en de factuur voor klant "B" zonder BTW maken en afdrukken zonder dat men daar verder omkijken naar heeft. Zodra de factuur is gemaakt, wordt op de achtergrond automatisch de BTW-aangifte bijgewerkt en worden automatisch de journaalregels geboekt in de financiële administratie.