Digitale fiattering van inkoopfacturen

Binnen veel bedrijven worden inkoopfacturen eerst gecontroleerd en gefiatteerd voordat ze betaalbaar worden gesteld. Deze constructie leidt vaak tot een papieren informatiestroom binnen de organisatie. Hierbij gaat snel het overzicht verloren van welke papieren documenten, bij wie op het bureau liggen. De module digitale fiattering inkoopfacturen van Inventive Software kan dit proces voor u volledig ondersteunen.

Digitaal archief
Het controleren van uw inkoopfacturen begint uiteraard bij het controleren van het oorspronkelijke document. In Inventive kan u al uw papieren documenten waaronder inkoopfacturen, inkooporders, offertes en dergelijke, koppelen aan het digitaal archief. In de meest eenvoudige variant van deze module kunt u handmatig een scan maken van een papieren inkoopfactuur en die als PDF toevoegen aan het digitaal archief. Vervolgens kunt u in Inventive uw inkoopfactuur opvragen en bekijken in het digitale archief. Het voordeel hiervan is dat alle gekoppelde documenten worden gekopieerd naar Inventive. Mocht iemand namelijk de betreffende documenten verwijderen van uw netwerkschijf dan blijft dat document toch beschikbaar via Inventive. 

Bulkverwerking
Aangezien het lastig en tijdrovend is om iedere scan aan elkaar te koppelen heeft Inventive Software een adequate manier bedacht om grotere aantallen documenten in één keer op te nemen in het archief. Als u papieren documenten ontvangt moeten deze worden voorzien van een speciale barcodesticker. Vervolgens moet u deze documenten met een scanner inscannen en de barcode digitaal uitlezen. Het eindresultaat is een serie documenten van één of meer pagina’s waarbij de barcode in de bestandsnaam terugkomt. 

Het boeken van inkoopfacturen
Inkoopfacturen kunnen op normale wijze worden geboekt.  Dit kan betekenen dat een bestaande inkooporder wordt doorgeboekt naar inkoopfactuur of dat u handmatig een nieuwe inkoopfactuur invoert. Om een koppeling te leggen tussen het ingescande document en de geboekte inkoopfactuur, wordt bij de boeking de barcode van het papieren document overgenomen in Inventive. De digitale documenten worden vanuit  de speciale import directory geïmporteerd in Inventive en van daaruit wordt de ingeboekte barcode automatisch gekoppeld aan het digitaal archief van de betreffende inkoopfactuur. 

Gereedzetten en uitvoering van fiattering
Nadat alle inkoopfacturen zijn ingeboekt, moeten deze worden gefiatteerd. Deze module ondersteunt daarbij de mogelijkheid voor fiattering door meerdere personen. In de meest eenvoudige variant betekent dit, dat de persoon die de inkoopfacturen inboekt bepaalt wie hun fiat moeten geven voor een bepaalde inkoopfactuur.  Bij een grotere organisatie kan een geautomatiseerde ondersteuning tot de mogelijkheden behoren. Hiervoor wordt dan een fiatteringsschema met autorisatieprofielen, vervangers en bedragen opgenomen.

Via het inkoopboek kan iedere medewerker de actuele status van inkoopfacturen inzien. Iedere medewerker kan tevens zijn/haar eigen inkoopfacturen zien die hij/zij nog moet fiatteren. Afhankelijk van ingestelde autorisaties kan een medewerker tevens de inkoopfacturen van andere werknemers opvragen. Wanneer uiteindelijk de laatste persoon in de keten zijn/haar fiat heeft gegeven, krijgt de inkoopfactuur de status geaccordeerd. Vervolgens kan uw medewerker de inkoopfactuur op de gebruikelijke wijze afhandelen en betaalbaar stellen. 

Verdere verwerking en betaalbaar stellen
Zodra een inkoopfactuur is gefiatteerd betekent dat u deze verder in behandeling kunt nemen om te betalen. De module zal niet toestaan dat een inkoopfactuur via een CLIEOP betaalbestand kan worden betaald voordat deze is gefiatteerd. Het is namelijk aan de daartoe bevoegde persoon om te bepalen of en wanneer een inkoopfactuur wordt betaald nadat het fiatteringsproces helemaal is doorlopen. 

 

 


Toegang tot digitaal archief van een inkoopfactuur


Barcode koppeling inkoopfactuur


Overzicht van wel en niet geaccordeerde inkoopfacturen