Contact us

Inventive digitaal archief: Documenten op één centrale plaats verzameld

Organisaties hebben met vele typen documenten te maken die gearchiveerd moeten worden waaronder, brieven, facturen, contracten, personeelsbestanden, tekeningen, multimedia bestanden etc.. Daar dit vaak nog op papier wordt bewaard in archiefkasten is het overzicht van waar welke documenten liggen kwijt. Het zoeken en bladeren door de mappen in de archiefkasten kost niet alleen tijd, maar ook geld. Dit kan vele malen efficiënter worden uitgevoerd door alle bestanden op één digitale en centrale plaats te archiveren. Het digitaal archief van Inventive biedt u de mogelijkheid om van een papieren dossier naar een digitaal dossier te gaan, waardoor u één systeem heeft waar u digitale documenten worden opgeslagen en u meer grip krijgt op de documenten binnen uw bedrijf.
 

Archiveren van interne en externe documenten
Het digitaal archief is in elke functie in Inventive beschikbaar en er kunnen diverse externe documenten worden toegevoegd. Zo heeft de gebruiker de mogelijkheid om ieder document, bijvoorbeeld Word, Excel, Powerpoint of multimedia bestanden, toe te voegen aan het digitaal archief. Maar niet alleen externe bestanden worden toegevoegd. Documenten die worden gegenereerd in Inventive worden automatisch opgeslagen op de juiste plaats in het ERP systeem en is direct beschikbaar voor iedere gebruiker, mits zij de rechten hiervoor hebben.
 

Alle informatie verzameld op één plaats
Door het toevoegen van documenten in het digitaal archief, heeft u alle documenten verzameld op één plaats die voor alle medewerkers toegankelijk is, mits u de rechten heeft verleend. Doordat u de documenten opslaat in het digitaal archief heeft u ook altijd de beschikking over de laatste en juiste documenten. Hiermee bespaart u niet alleen tijd, omdat u niet langer hoeft te zoeken naar documenten, maar geeft het u ook gemak omdat altijd de gegevens op een beveiligde plaats zijn gearchiveerd en uw medewerkers snel de juiste documenten kunnen vinden. Met behulp van het Digitaal Archief in Inventive krijgt u meer grip op het documentbeheer binnen uw organisatie en zijn archiefkasten verleden tijd.
 

De voordelen van het digitaal archief op een rij

  • Alle data, waaronder externe documenten, vastgelegd in het Inventive ERP systeem;
  • De door Inventive gegenereerde documenten direct op de juiste plaats gearchiveerd;
  • Nooit meer documenten kwijt raken;
  • Alle informatie in het digitaal archief is vastgelegd in een beveiligde omgeving en alleen toegankelijk voor u en uw collega's, mits zij rechten hebben;
  • Altijd de beschikking over de laatste en juiste informatie door vastlegging in digitaal archief; 
  • Meer grip op het documentbeheer binnen uw organisatie.

Meer weten over het werken met het digitaal archief? Maak dan een afspraak voor een gesprek waarin u een beeld krijgt van de mogelijkheden.