Aanwezigheidsregistratie

Aanwezigheidsregistratie gaat verder dan alleen de vastlegging welke medewerker "in het pand" aanwezig is. Die registratie is belangrijk - en soms zelfs verplicht - om bij calamiteiten snel te weten wie er aanwezig is. Daarnaast is het voor een organisatie vaak belangrijk om inzicht te hebben welke personen er zijn, wie er had moeten zijn, maar er niet is en om welke reden. Ook kan aanwezigheidsregistratie worden ingezet als eerste opstap naar urenregistratie. Er zijn situaties denkbaar waarin het niet praktisch is om medewerkers uren te laten schrijven voor de verschillende werkzaamheden die zij op een dag doen. De aanwezigheidsregistratie vormt dan een houvast om een beoordeling te maken van de gewerkte uren.

In de praktijk moet worden bepaald hoever men wil gaan met de aanwezigheidsregistratie. Iedere organisatie heeft daar een eigen beleid en idee over. Omdat de systemen veel mogelijkheden bieden, heeft men alle vrijheid om naar eigen inzicht de meest gewenste oplossing samen te stellen en de mogelijkheid om in de toekomst naar behoefte wijzigingen door te voeren.

Inventive Software en KABA
Aanwezigheidsregistratie vereist speciale apparatuur. Dat kan een paslezer zijn, een vingerafdruk scanner of iets anders waarmee de medewerker zich bij aankomst en vertrek identificeert. Inventive Software heeft een samenwerking met Kaba (www.kaba.nl) voor prikkloksystemen. Kaba is internationaal een grote speler op dit terrein. Het voordeel van de Kaba systemen is dat deze multifinctioneel zijn. Men kan een unit instellen voor eenvoudige aanwezigheidsregistratie en dit uitbreiden met bijvoorbeeld pauzeregistratie of het vastleggen van start en eind van specifieke taken, zodat een gesloten urenregistratie ontstaat. De Kaba systemen kunnen voor persoonsidentificatie werken met diverse technieken, waaronder elektronische passen, elektronische sleutels/tokens en vingerafdrukken.

De software van Inventive Software is afgestemd op gebruik van de KABA systemen en biedt daar een koppeling mee. Zodoende is het mogelijk om op één plaats vanuit Inventive de informatie te beheren die de KABA systemen nodig hebben om personen/passen te herkennen en omgekeerd informatie vanuit de KABA systemen in te lezen en te verwerken. Een bijkomend voordeel van de KABA systemen is dat ze autonoom kunnen werken. Wanneer om technische redenen een keer de verbinding met Inventive zou wegvallen, blijven de systemen gewoon doorwerken en wordt op een later moment als de verbinding weer is hersteld de informatie alsnog uitgewisseld.

Sleutelcode vastleggen
Aanwezigheidsregistratie start met het uitgeven van elektronische passen aan medewerkers en het registreren van de bijbehorende sleutelcode in Inventive. Indien men gebruik maakt van vingerafdrukken, worden deze op een KABA terminal "ingeleerd". Om privacy redenen slaat men niet de vingerafdruk zelf op, maar wordt op de elektronische afdruk een berekening uitgevoerd die tot een controlegetal leidt. Dat controlegetal wordt vastgelegd. Ook bij gebruik wordt steeds gecontroleerd of het "gemeten" controlegetal overeenkomt met het vastgelegde controlegetal.

Aanwezigheid en roosters
De afzonderlijk aan te schaffen module "Dag- en weekroosters" biedt de mogelijkheid om vast te leggen welke medewerker op welk moment aanwezig hoort te zijn. Zie verder de betreffende modulebeschrijving voor een uitvoerige toelichting. Deze module kan men combineren met aanwezigheidsregistratie, zodat niet alleen wordt vastgelegd wie er daadwerkelijk is, maar ook kan worden gecontroleerd wie er hoort te zijn. Op basis van vooraf ingevoerde absentie, zoals bijvoorbeeld vakantie, ziekte of afspraken buiten de deur kan men snel een controleslag uitvoeren.

Weergave aanwezigheid
Binnen de aanwezigheidsregistratie is een menufunctie beschikbaar die met één druk op de knop de actuele aanwezigheid van medewerkers laat zien. Zodra personen hun aankomst melden, wordt men in deze lijst opgenomen en bij vertrek verdwijnt men weer uit dit overzicht. Bij gebruikmaking van de module dag- en weekroosters kan ook een vergelijking worden gemaakt tussen de roostertijden en werkelijke aankomsttijd.

Weergave afwezigheid
Parallel met de aanwezigheid van medewerkers is een functie beschikbaar die de actuele afwezigheid van medewerkers toont. Afwezig betekent binnen deze module de constatering wie er niet is, maar er wel had moeten zijn. Daarom is een combinatie met de roostermodule uitermate zinvol. Medewerkers met een roostervrije dag worden niet als "afwezig" opgenomen. Medewerkers die te laat zijn, zijn wel afwezig tot het moment van "inklokken". Naast vastlegging van de reden van afwezigheid in Inventive, zoals vakantie en ziekte, bieden ook de KABA-systemen de mogelijkheid om bij "uitklokken" binnen de roostertijd te vragen om een reden, zoals "pauze" of "klantbezoek". Ook die reden wordt dan in het overzicht getoond.

Aanwezigheidsrapportage per medewerker per dag
De derde rapportage geeft de mogelijkheid om uit de totale aanwezigheidsregistratie een selectie te maken van medewerkers en periode en toont die in een overzicht.

Eigen rapportages
Met de ingebouwde rapportage tools van Inventive, met name Powerview, kan men naar alle beschikbare invalshoeken zelf rapportages maken. Zie daarvoor de beschrijvingen van de betreffende rapportage tools.