Offertes

De offerte is de eerste stap in het verkooptraject binnen Inventive. Hierin legt men de aanbiedingen vast die tot een opdracht moeten leiden. Bij opdracht kan men de offerte desgewenst doorboeken naar verkooporder (module) of factuur (module), zodat informatie niet dubbel hoeft te worden ingevoerd, maar het verband wel blijft bestaan. De offerte start met het invullen van artikelregels die over fysieke producten, diensten of contracten kunnen gaan. Indien er redenen zijn om buiten het systeem om een uitgewerkte offerte te maken, is het voor de organisatie toch van belang om in Inventive het bestaan van die offerte vast te leggen met eventueel één regel die een totaalbedrag bevat.

Sjabloondocumenten en tekstblokken
Ten behoeve van documentverwerking beschikt Inventive over een ingebouwde tekstverwerkingsmodule, waarmee op basis van standaard templates met tekstblokken snel en eenvoudig 'voorgeprogrammeerde' offertes gemaakt kunnen worden. In bovenstaand voorbeeld zijn twee offerte sjablonen rood omcirkeld die men kan oproepen. Het voordeel van deze tekstverwerkingsmodule is dat het altijd werkt. Men is niet meer bezig met het realiseren van technische koppelingen tussen verschillende pakketten die in de praktijk niet altijd blijken te werken. Zie voor een verdere beschrijving van de geïntegreerde tekstverwerker het deelsysteem "Rapportage & Archivering".

Digitaal archief
De met behulp van de geïntegreerde tekstverwerker aangemaakte offertes worden automatisch opgeslagen in het digitaal archief van die offerte. Indien men buiten het ERP-pakket documenten produceert of bronmateriaal ontvangt waar de offerte op is gebaseerd, kan men dit handmatig toevoegen, zodat alle relevante informatie voor de organisatie als geheel op één plaats beschikbaar is. Zie voor een verdere toelichting op het digitaal archief de beschrijving in het deelsysteem "Rapportage & Archivering".

Duplicaat en revisie
Indien een offerte vergelijkbaar is met een al eerder uitgebrachte offerte, is functionaliteit beschikbaar om deze te dupliceren. Dat scheelt dubbele invoer. In het duplicaat kan men verder alle gewenste wijzigingen aanbrengen. Indien een uitgebrachte offerte moet worden gewijzigd, kan men het bestaande document wijzigen. Echter, dan is binnen het systeem niet meer bekend dat dit een wijziging is op een eerdere offerte. Door een revisie aan te maken, is het vrij eenvoudig om het verband tussen verschillende versie van dezelfde offerte bij te houden. In de revisie kan men alle gewenste wijzigingen aanbrengen.

Overzicht en managementinformatie
Het vastleggen van offertes in Inventive levert voor de organisatie belangrijke managementinformatie op. Op de eerste plaats krijgt men zo inzicht in de waarde van de offerteportefeuille in de tijd: hoeveel offertes staan er uit, voor hoeveel geld en met welke verwachte leverdatum. In het voorbeeld van de lijstweergave bij de paragraaf "Duplicaat en revisie" zien we voor offertes een brutobedrag, een ingeschat scoringspercentage, het nettobedrag en de totaaltellingen. Op die manier ontstaat inzicht in de netto waarde van de offerteportefeuille. Het scoringspercentage is uiteraard een subjectieve beoordeling.

Offerteopvolging
Een belangrijk onderdeel van het offertetraject is de opvolging. In het deelsysteem "Relatiebeheer & CRM" wordt de module "CRM en contactmomenten" toegelicht. Via die module is een goede registratie mogelijk van de offerteopvolging met vastlegging van alle contacten, zodat deze informatie voor de organisatie als geheel vanuit één systeem beschikbaar is.

Offerteblokkade
Op de relatiekaart kan men een offerteblokkade opnemen.

Eigen velden en kenmerken
Indien de modules "Eigen velden" en "Kenmerken" zijn aangeschaft, kan men die gebruiken bij de offerte. Kenmerken kan men toevoegen aan offerte. Eigen velden kan men toevoegen aan zowel de offerte als aan de offerteregels.