Servicerapporten en onderhoudswerkzaamheden

Bedrijven die service leveren, kennen de problematiek van het oplossen van storingen en het plegen van periodiek onderhoud. Verder bestaan er contracten en afspraken voor het onderhoud van diverse objecten, die geregistreerd worden en die de basis vormen voor de periodieke facturering van onderhoudsabonnementen. Kenmerkend voor een dergelijk bedrijfsproces zijn de storingsmeldingen, informatie aanvragen en call’s, die snel moeten worden afgewikkeld.

Als het op service en onderhoud aankomt hebben zowel u als uw klanten behoefte aan een goede planning, duidelijke afspraken, goede service en zorgvuldig werken. Tevens is het belangrijk dat de software die daarvoor wordt gebruikt zowel op kantoor als in de buitendienst intuïtief en goed te gebruiken is. Service en onderhoud kan een lastig proces zijn, omdat dit veel verschillende divisies binnen een onderneming raakt. Inventive biedt alles wat uw onderneming nodig heeft om het service en onderhoud proces in goede banen te kunnen leiden, waarbij alles is geënt op een gestroomlijnd proces en eenmalige invoer van gegevens.

Welke soorten processen servicerapporten
Inventive kent diverse varianten voor het servicerapport proces:

  • Periodiek onderhoud: Hierbij gaat het om periodiek inplannen van onderhoudsmomenten op locatie.
  • Storingen: Hierbij gaat het om ad-hoc storingen waar een monteur naartoe moet. 
  • Monteurs in de werkplaats: Hierbij gaat het om gepland onderhoud in een eigen werkplaats waar producten worden afgegeven.
  • Inspectie,Onderhoud- en Keuringsmomenten: Hierbij gaat het om het inplannen van inspecties, onderhoud en keuringen. Hier kan worden aangegeven wanneer een volgende actie gepland staat. 


Aanmelding van service aanvragen
De Inventive service en onderhoud functionaliteit is bedoeld voor ondernemingen die werken met servicerapporten en waar goede service hoog in het vaandel staat. Een service aanvraag is de basis van onze functionaliteit. De aanvraag wordt in Inventive verwerkt op een servicerapport. Hierbij wordt direct project- en planningsinformatie vastgelegd. Hiermee wordt een melding in één functie verwerkt, terwijl er direct agendapunten, werkbonnen en servicerapporten worden aangemaakt waarmee een (buitendienst)medewerker aan het werk gezet wordt. Hiermee heeft een werknemer alle informatie tot zijn/haar beschikking om de serviceaanvraag kundig en efficiënt te verwerken. Geen losse papieren of verschillende systemen meer, alles geïntegreerd in Inventive Online en aan elkaar verbonden.


Verwerking van de servicerapporten
Als de (buitendienst) medewerker de servicehandelingen heeft uitgevoerd, kan diegene "online" de reistijd, gedane werkzaamheden, verbruikte materialen en gewerkte uren vastleggen op het servicerapport. Mocht het zo zijn dat men werkt in een omgeving waar geen internet/bereik is kan men "offline" werken met SmartDocuments, die per mail worden verstuurt. De medewerker haalt van tevoren dit SmartDocument op en gaat aan de slag. De medewerker heeft alle informatie tot zijn/haar beschikking, zowel online op het servicerapport als offline op het SmartDocument. Na controle kan de klant dit document digitaal ondertekenen en stuurt de (buitendienst) medewerker het document terug naar kantoor, waarmee voor de (buitendienst) medewerker de verwerking is afgerond.


Facturatie van de service activiteiten

Doordat er vanuit één systeem wordt gewerkt, wordt de door de (buitendienst) medewerker teruggestuurde informatie direct en automatisch verwerkt in Inventive Online. Hiermee is de inhoud van het rapport direct vastgelegd en beschikbaar. Na controle door de medewerker op kantoor, wordt de factuur direct klaar gezet voor autorisatie door een leidinggevende. Na het autoriseren van de ingestuurde rapporten wordt de factuur definitief afgerond en verstuurd. Hiermee wordt de administratie ontlast, hoeven gegevens niet langer overgetypt te worden, zijn servicerapporten direct in het systeem vastgelegd door de buitendienst medewerker en heeft u real-time inzicht hoe uw onderneming ervoor staat.
 

De voordelen van de Service en Onderhoud functionaliteit

  • Een efficiënte en zorgvuldige werkwijze voor zowel kantoor als buitendienstmedewerkers;
  • Facturatietijd tot een minimum beperkt;
  • Overal de beschikking over up-to-date informatie