SmartDocuments

De werkzaamheden van servicemonteurs/buitendienstmedewerkers worden veelal verantwoord op (service)formulieren. Hieraan kleven echter een aantal risico’s, want een papieren bon kan snel zoek raken of onleesbaar zijn. Daarnaast dienen door de ondertekende formulieren te worden overgetypt wat onnodig veel werk met zich meebrengt. Het zou veel handiger zijn, als documenten rechtstreeks in de administratie worden geplaatst. Inventive biedt met haar SmartDocuments de oplossing voor het genereren, structureren, ondertekenen en inlezen van al uw formulieren die worden gebruikt door uw buitendienstmedewerkers.
 

Hoe werken de SmartDocuments?
SmartDocuments zijn PDF-formulieren met daarin een door u ontwikkelde document lay-out voor bijvoorbeeld intake formulieren, serviceformulieren en werkbonnen. Deze PDF-formulieren zijn interactief waardoor er business rules in het document kunnen worden gemaakt. Hierdoor kunnen blanco velden in het document, worden gevuld met de gewenste informatie uit het Inventive ERP systeem. Naast deze automatisch gevulde velden heeft het SmartDocument formulier ook de mogelijkheid om foto- en ondertekenvelden te creëren. Opdrachtgevers kunnen daar bijvoorbeeld hun akkoord geven door een handtekening te plaatsen en foto's kunnen worden toegevoegd aan het document.   

Het document kan door de buitendienstmedewerker op een gebruiksvriendelijke wijze worden ingevuld, afgerond en vervolgens per mail naar een mailadres die Inventive kent, bijvoorbeeld smartdocuments@inventivetest.nl, worden gestuurd. Het formulier wordt vervolgens weer ingelezen in de Inventive ERP Software en worden netjes gearchiveerd in het digitaal archief van de betreffende relatie of project. Uiteraard wordt een kopie van dit formulier gestuurd naar de klant. De gegevens uit het formulier worden vervolgens uitgelezen en bijgewerkt in het ERP Systeem. Hiermee zijn uw ingevulde formulieren altijd opgeslagen op de juiste plek, leesbaar, worden gegevens sneller en zonder fouten ingevoerd in het ERP systeem en kan het document niet meer zoek raken. 

Voordelen van SmartDocuments

  • Sneller aan de slag en werk productiever door de automatisch ingevulde velden;
  • Geen dubbele handelingen;
  • Minder 'leesfouten' doordat documenten niet meer met de hand worden geschreven en ingevoerd;
  • Raak geen documenten meer kwijt, door de integratie met Inventive en het digitaal archief;
  • Opdrachtgever ontvangt direct een digitale kopie;
  • Snellere facturatie aangezien de formulieren direct digitaal zijn ingevoerd;
  • Makkelijker formulieren aanpassen en altijd de juiste huisstijl;
  • Geschikt voor gebruik in de Cloud en mobiele apparaten;
  • Documenten kunnen op ieder device dat Adobe programmatuur ondersteunt, worden gebruikt.