Urenadministratie

Een onderdeel van de projectadministratie is de urenadministratie. De urenadministratie is gebaseerd op uurcodes en kan optioneel met interne en externe tarieven werken. Een medewerker schrijft uurcodes op een project.

Uurcodes
Uurcodes onderscheiden verschillende werksoorten; bijvoorbeeld: projectleiding, studiowerk en klantbezoek. Voor intern gebruik kan men daar uurcodes aan toevoegen als bijvoorbeeld vergadering, vakantie en ziekte. Welke uurcodes er zijn en hoeveel kan men zelf bepalen. Tijdens de inrichting kan men ook uurcodes toewijzen aan medewerkers en projecten om te voorkomen dat iemand bijvoorbeeld "vakantie" schrijft op een declarabel project of dat iemand "projectleiding" schrijft waar dat niet de bedoeling is.

Uurtarieven
Op de medewerkerkaart kan men optioneel interne en externe tarieven instellen. Naar keuze voor alle geschreven uurcodes of per uurcode afzonderlijk bepaald. Daaraan gekoppeld zijn geldigheidsperiodes. Op de projectkaart kunnen vervolgens weer uitzonderingen hierop worden vastgelegd. Zodra men uren schrijft, wordt op de urenregel alle beschikbare informatie vastgelegd, zodat deze informatie direct kan worden gebruikt in bijvoorbeeld projectrapportages en om uren op nacalculatie te factureren.

Uren schrijven
Voor het schrijven van uren biedt Inventive een aantal mogelijkheden:

  • Standaard urenscherm: Toont alle projecten en uurcodes waar de medewerker op mag schrijven. Door een project te selecteren, de juiste uurcode aan te geven en het aantal uren in te voeren met eventueel nog een opmerking en aanvullende informatie is de urenregel geschreven.
  • Agenda naar uren: Is een hulpmiddel om alle agendapunten waarin ook al project- en uurcodes kunnen staan in één keer door te boeken naar de urenadministratie en voor zover nodig aan te passen aan de werkelijkheid. Deze functie is vooral van nut voor medewerkers die met de agenda werken. Daar is de agenda in feite een voorloper op de urenadministratie. Zie ook de beschrijving elders in dit document.
  • Uren schrijven op afstand: Met behulp van bijvoorbeeld iPhone, iPad of op Android gebaseerde systemen kunnen medewerkers op afstand hun urenadministratie voeren.
  • Shop Floor control: In productiehallen is de inzet van een computer met toetsenbord niet altijd praktisch. Via deze methodiek krijgen medewerkers takenlijsten op een touch screen in beeld en kan men start en einde van taken aangeven. Zie voor een uitgebreide toelichting de beschrijving van onze modules voor productieomgevingen.