Servicerapporten

Werkzaamheden starten meestal met een klantaanvraag of ingepland periodiek onderhoud. Dat leidt tot een taak of opdracht die op een servicerapport wordt vastgelegd. Dat kan bijvoorbeeld een nieuwe installatie zijn, een storingsmelding of een servicebeurt. Vooraf wordt de melding met relevante gegevens vastgelegd. Achteraf wordt het servicerapport aangevuld met verbruikte materialen, door diverse personen geschreven uren en verdere informatie.

Op het servicerapport geschreven uren worden automatisch in de urenadministratie van de betreffende personen opgenomen, zodat geen dubbele invoer van informatie nodig is. Op het tabblad "Algemeen" van een servicerapport zijn algemene gegevens opgenomen over het project waaraan deze melding (optioneel) wordt gekoppeld, waar de melding op van toepassing is en de financiële afhandeling (wel of geen factuur). Via Powernavigatie links op het scherm zijn onder andere agendapunten, facturen en andere relevante gegevens opvraagbaar. Via de "Outputbox" kan men een of meer servicerapporten afdrukken met een zelf gedefinieerde lay-out, zodat de monteur een papieren bon mee kan nemen.

Statussen
Om inzicht te hebben in het verloop en de actuele status van een specifiek servicerapport kan men zelf statussen definiëren. Men kan zelf bepalen hoeveel keuzemogelijkheden er zijn.

Servicerapport en projecten
Een servicerapport kan men optioneel koppelen aan een project. Als men bijvoorbeeld een project heeft lopen voor een onderhoudscontract op een machine, kunnen alle servicebonnen en andere activiteiten op dat project worden geboekt, zodat men achteraf langs verschillende operationele en financiële invalshoeken inzicht heeft in wat er op dat project gebeurt en desgewenst sturing kan geven. Ook bij een nieuwe installatie kan een project zinvol zijn om meerdere servicerapporten voor (deel)installaties samen met inkopen, offertes en andere gegevens onder één "kapstok" vast te leggen. Zie verder de beschrijving van het deelsysteem "Projecten & Uren" voor meer informatie over de mogelijkheden van projecten binnen Inventive.

Persoonlijke aanpassingen
Servicerapporten kan men naar behoefte verder uitbreiden met eigen velden, eigen bestanden en kenmerken indien men over de betreffende modules beschikt. Zie daarvoor verder de bijlage.

Vastleggen werkzaamheden
Op het tabblad "Werkzaamheden" zijn invulvelden beschikbaar om apart intern en extern commentaar op te nemen over de melding. Door deze opsplitsing, kan men beter filteren welke tekst op welk document terecht komt. Daarnaast biedt het tabblad "Factuurtekst" de mogelijkheid voor een algemene omschrijving die op de factuur wordt opgenomen.

Vastleggen technici
Het servicerapport kan men toewijzen aan een of meer technici die de werkzaamheden gaan uitvoeren. Deze informatie kan men bijvoorbeeld gebruiken om werkbonnen op naam af te drukken of voor rapportages die inzicht geven in de taakverdeling. Bij volgende meldingen is dan bovendien eenvoudig te achterhalen welke personen eerder met deze klus bezig zijn geweest.

Verbruikte materialen
Op het servicerapport kan men de te verbruiken materialen vastleggen. Hoe men hier mee omgaat, is afhankelijk van de procedures die binnen een organisatie gebruikelijk zijn. In bepaalde gevallen wordt vooraf geregistreerd wat men voor een specifieke opdracht meeneemt met eventueel een correctie achteraf voor de daadwerkelijk gebruikte materialen. In andere situaties is het denkbaar dat servicemonteurs een bepaalde standaard voorraad beschikbaar hebben in een serviceauto en van daaruit naar behoefte materialen gebruiken met alleen een registratie achteraf van het daadwerkelijk verbruikte materiaal.

Geschreven uren
Naast de verbruikte materialen worden ook de gemaakte uren met de juiste uurcodes vastgelegd. Urenregels die voor een medewerker op een servicebon worden geschreven, staan automatisch in de urenadministratie van die medewerker, zodat geen dubbel werk hoeft te worden gedaan. In figuu 6 is bovenin het servicerapport met de urenregels weergegeven. Daaronder staat het standaard invoerscherm. De rode pijl laat zien dat de urenregel voor medewerker "M. Woerden" vanuit de servicebon is overgenomen in de persoonlijke urenadministratie.

In de projectadministratie kan men langs verschillende criteria, zoals uurcode, medewerker en project uurtarieven instellen. Die tarieven worden automatisch overgenomen op het servicerapport. Bij het factuurvoorstel wordt deze informatie meegenomen, maar kan altijd nog worden aangepast. Zie voor uurtarieven verder de beschrijving in het deelsysteem "Projecten & Uren".

Servicebon in papieren en digitale versie
Een ingevoerd servicerapport leidt vaak tot een afgedrukte servicebon met uit te voeren werkzaamheden. Die bon kan men dan eventueel nog aanvullen met werkelijke uren en verbruikte materialen. Binnen Inventive zijn verschillende rapportgeneratoren beschikbaar om de lay-out van deze bon naar eigen wens in te richten. Voor het werk buitenshuis is een duidelijke trend zichtbaar om niet meer met papieren documenten te werken, juist om te voorkomen dat geschreven informatie moet worden overgezet in een systeem. Mobiel werken is een van de speerpunten in de verdere ontwikkeling van Inventive. Voor de servicebon zijn twee digitale varianten beschikbaar.

Werken op afstand met Inventive
Inventive kan op afstand worden benaderd via technieken zoals bijvoorbeeld Terminal Server. Zie daarvoor verder de actuele systeemeisen. Men kan via een laptop of tablet die geschikt is voor deze technologie op afstand verbinding maken met het systeem en direct alle informatie verwerken. Een lokale printer kan dan eventueel een aangevulde bon afdrukken die de klant ondertekent. Het voordeel van deze methode is dat men op grond van ingestelde toegangsrechten alle functionaliteit van het pakket onder handbereik heeft.

Servicebon app voor tablet en smart phone
Een verdere ontwikkeling in werken op afstand zijn apps. Dit zijn kleine programmaatjes voor smart phone of tablet met één specifiek doel. Met die techniek is het mogelijk om lokaal direct de juiste servicebonnen in beeld te krijgen en af te handelen. Net als de papieren servicebon zal ook de app een op de individuele behoefte afgestemde oplossing vormen. De consultants van Inventive Systems kunnen aangeven welke mogelijkheden voor een specifieke situatie beschikbaar zijn. Het voordeel van een app is dat men hiermee snel en direct de servicebon kan afhandelen zonder verdere overhead. Het nadeel is dat men buiten de specifieke toepassing geen andere informatie beschikbaar geeft die Inventive wel zou kunnen tonen.

Facturatie en afhandeling
Op het servicerapport kan men aangeven of dit moet worden gefactureerd, tot een onderhoudscontract behoort of garantie-afhandeling is. Afhankelijk van die instelling kunnen servicerapporten wel of niet worden gefactureerd en zullen de kosten op de juiste plaats worden geboekt. Voor facturatie van servicerapporten is de gelijknamige module vereist. Los van facturatie kan men servicerapporten ook "verwerken", zodat de kosten van materialen en uren op de juiste wijze worden geboekt in de financiële administratie. Dat zal in de praktijk met name voorkomen bij servicerapporten die niet tot een factuur leiden, omdat deze bijvoorbeeld bij een onderhoudscontract horen of omdat het garantiezaken betreffen. Facturatie leidt automatisch tot verwerking. Eenmaal gefactureerde of verwerkte servicerapporten kan men niet meer wijzigen.

Facturatie en voorrijkosten
Indien voorrijkosten van toepassing zijn, kan men dat aanvinken. Inventive kent één artikel voorrijdkosten met een bepaalde prijs dat dan op de factuur wordt opgenomen. Met de module "Prijs- en kortingsafspraken verkoop" kan men de prijs van dat artikel differentiëren naar bijvoorbeeld klant of project. Uiteindelijk kan men op de factuur deze prijs nog steeds handmatig aanpassen.