Relaties, debiteuren en crediteuren

Inventive kent één relatiebestand dat de basis vormt voor CRM/relatiebeheer, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie en andere toepassingen. Een adreswijziging hoeft maar één keer te worden ingevoerd om er voor te zorgen dat bestellingen, offertes en facturen op het juiste adres aankomen. Via de relatiekaart heeft men direct inzicht in alles wat er bij de relatie speelt: offertes, orders, facturen, openstaande posten, projecten, agenda-afspraken, notities enzovoort. Dit is uiteraard afhankelijk van de aangeschafte modules en ingestelde gebruikersrechten.

Links van de relatiegegevens staat de Powernavigatie die toegang geeft tot alle gerelateerde (gekoppelde) gegevens, beschikbare bewerkingen en in het digitaal archief van deze relatie opgenomen documenten. Achter de gerelateerde informatie toont het cijfer hoeveel gegevens beschikbaar zijn. 

Debiteuren en Crediteuren
Op de relatiekaart zijn tabbladen opgenomen voor debiteuren en crediteuren. Hier kan men aangeven of de betreffende relatie debiteur en/of crediteur is en verdere afspraken over betalingstermijn, verzendwijze, accountmanager en dergelijke vastleggen.

Samenhang tussen relaties
Relaties kunnen onderdeel uitmaken van een structuur, zoals een hoofdkantoor en nevenvestigingen met ieder hun eigen contactpersonen en overige gegevens. Via het veld "Moedermaatschappij" op de relatiekaart legt men het verband tussen deze relaties vast. Bij rapportages, bijvoorbeeld omzet- of afnamestatistieken, is het mogelijk om naar de individuele relatie of naar de groep van iedereen, die tot dezelfde moedermaatschappij behoort, te kijken. Desgewenst is het ook mogelijk om de moedermaatschappij zelf weer tot een andere moedermaatschappij te laten behoren. Er kan dan bijvoorbeeld een structuur ontstaan dat Nederlandse vestigingen tot een Nederlandse moedermaatschappij behoren. Deze Nederlandse moedermaatschappij kan eventueel een internationaal hoofdkantoor als moedermaatschappij zijn.

Afwijkende factuurdebiteur
In het verlengde van de moedermaatschappij kan het ook voorkomen dat werkzaamheden voor een relatie aan en andere relatie worden gefactureerd. Door op de relatiekaart een andere relatie als factuurdebiteur in te stellen, zal Inventive daar automatisch rekening mee houden.

Informatie delen tussen meerdere administraties
In Inventive kan men meerdere administraties aanmaken voor dochter- en zusterbedrijven. Dit aantal kan in principe onbeperkt zijn. In bepaalde gevallen is het handig om informatie tussen administraties uit te wisselen, bijvoorbeeld als een relatie in meerdere administraties voorkomt. Soms is het zelfs noodzakelijk, zoals bij agenda-afspraken. Als men in administratie 1 een afspraak heeft staan, is diezelfde persoon op dat moment voor de agenda in administratie 2 uiteraard ook niet beschikbaar. Het delen van informatie loopt via zogeheten koppelcodes. Een relatie heeft naast de relatiecode die binnen één administratie van toepassing is, als tweede code een koppelcode die voor alle administraties hetzelfde is.

Door in een administratie een nieuwe relatie aan te maken en de koppelcode van een relatie uit een andere administratie op te geven, worden automatisch alle relevante relatiegegevens overgenomen. Wanneer men omgekeerd een adreswijziging doorvoert voor een relatie in één van de administraties, zal Inventive die wijziging doorvoeren naar alle andere administraties waar deze relatie ook voorkomt. Via een instellingenscherm kan men opgeven welke velden (naam, adres, telefoon, etc.) van de relatie men automatisch wil laten synchroniseren tussen de verschillende administraties. Net als relaties kan men op deze manier onder andere ook contactpersonen, artikelen en projecten delen tussen twee of meer administraties. Het is dus ook mogelijk dat dezelfde relatie in verschillende administraties geheel of gedeeltelijk andere contactpersonen heeft.

Internationale relaties
Inventive voorziet in de mogelijkheid om met internationale relaties om te gaan. Onderstaand een toelichting op een aantal aspecten:

  • Adres en landinstelling
    Onderdeel van het adres is de landcode met een zelf te onderhouden landentabel. In deze tabel kan men onder andere aangeven wat de standaard valuta is (module vreemde valuta vereist), of het land tot de EU behoort en of het land in de adressering moet worden opgenomen. Voor bijvoorbeeld de BTW-aangifte zal Inventive hier automatisch rekening mee houden zonder dat men handmatige boekingen in de financiële administratie hoeft te maken.
  • Adresblok
    Het standaard adresblok is ingesteld op de Nederlandse structuur met straat, postcode en plaats. Voor internationale adressen met een andere opbouw wordt het "straat" veld vergroot door de checkbox aan te vinken. Postcode en plaats kan men dan (optioneel) leeg laten. Ook voor Nederlandse adressen met een andere opbouw, zoals terrein-, gebouw- of kameraanduiding kan men dit gebruiken.
  • Telefoonnummer
    Gekoppeld aan de landcode van het adres zal Inventive in de velden voor telefoonnummer en fax automatisch de landcode opnemen, waarna men het "lokale" telefoonnummer kan invoeren.
  • Taal
    Inventive ondersteunt op een aantal onderdelen meerdere talen om bijvoorbeeld artikelomschrijvingen en documenten zoals de factuur in de juiste taal weer te geven. Deze functionaliteit wordt elders in dit document nader toegelicht. Per relatie kan men aangeven welke taal moet worden gebruikt.

Particuliere relaties
Naast bedrijfsmatige organisaties met hun contactpersonen is het ook mogelijk om particuliere relaties in te voeren. Door op de relatiekaart het aankruisvak "Particulier" aan te vinken, verandert het relatiescherm en komen extra velden beschikbaar voor de particuliere relatie. Op de achtergrond "vertaalt" Inventive dit naar een "relatie met contactpersoon" structuur, zodat organisaties en privé personen gemakkelijk door elkaar kunnen worden gebruikt. Op die manier is het ook mogelijk om bijvoorbeeld een familie als particuliere relatie aan te maken met man, vrouw en kinderen als verschillende contactpersonen en ieder hun eigen gegevens.