Producten en diensten

De basis van inkoop en verkoop wordt gevormd door het artikelbestand waarin alle producten en diensten met een standaard omschrijving en prijs zijn opgenomen. Deze informatie vormt het uitgangspunt voor bijvoorbeeld een offerte- of orderregel waar men een artikel opneemt. Gegevens worden gekopieerd van de artikelkaart naar de betreffende regel waar men deze naar behoefte - en voor zover ingestelde privileges dat toelaten - kan aanpassen.De velden die op het artikelkaart geel zijn, moeten altijd worden ingevuld. De overige velden zijn optioneel. Inventive biedt de mogelijkheid dat men zelf de keuze kan maken om een aantal velden verplicht te stellen. Artikelen kunnen ook "algemeen" zijn wanneer men een grote verscheidenheid aan eenmalige zaken onder één noemer wil samenbrengen. Zo kan men bijvoorbeeld het artikel "Werk" te introduceren dat bij iedere opdracht een andere omschrijving en een andere prijs krijgt. Het voordeel is dat op die manier geen groot en onoverzichtelijk artikelbestand ontstaat met nauwelijks gebruikte artikelen. Het nadeel is dat men in managementrapportages geen onderscheid kan maken tussen de soorten van "Werk" die op verschillende opdrachten worden uitgevoerd. Bij specifiek benoemde artikelen kan dat wel. Het is een individuele keuze wanneer men het een of het ander gebruikt.

Voorraad en logistiek
De voorraadadministratie is in feite een afgeleide van de inkoop- en verkoopadministratie. Door het boeken van goederenontvangsten en pakbonnen (uitleveringen) wordt de voorraad respectievelijk verhoogd en verlaagd. Dat is de meest eenvoudige variant. Daarnaast kan het relevant zijn om te weten welk aantal van een artikel bijvoorbeeld in offerte of in order staat. Onderstaand is een voorbeeld opgenomen van de voorraadpositie van een artikel op de artikelkaart. Indien men met meerdere magazijnen werkt (afzonderlijke module), staat de voorraadpositie per magazijn vermeld plus een totaal onderaan. In de praktijk kan het logistieke traject vele malen complexer zijn met serie- en batchnummers, financiële (her)waardering, partijadministratie, meerdere magazijnen, productieprocessen met grondstoffen, halffabricaten en eindproducten, manco's, picklisten, intercompany boekingen (verkoop->inkoop) enzovoort. Afhankelijk van de behoefte zijn daarvoor extra modules beschikbaar.

Artikelsoorten: financiële en logistieke verwerking
Inventive onderscheidt een aantal verschillende artikelsoorten, die bepalen hoe deze financieel en logistiek worden verwerkt. Deze instellingen zijn gekoppeld aan artikelgroepen. Men kan een onbeperkt aantal artikelgroepen definiëren. Ieder artikel behoort tot één artikelgroep. In de meest eenvoudige vorm wordt alleen naar de verkoopprijs gekeken. In het artikelbestand is het artikel opgenomen met omschrijving en verkoopprijs. Via het tabblad "Leveranciers" kan men voor besteldoeleinden wel inkoopprijzen opnemen, maar bij verkopen wordt alleen de omzet geregistreerd en geen kostprijs (VVP). Ook vindt geen voorraadregistratie plaats. Een beperkte vorm van voorraadregistratie kan via de instelling "Mutaties bijhouden". Alles werkt nog steeds zoals bovenstaand omschreven. Daaraan wordt toegevoegd de registratie van voorraadmutaties (aantallen) op basis van geboekte goederenontvangsten en pakbonnen voor uitleveringen. Er is in deze eenvoudige opzet geen actuele voorraad en geen financiële kostprijs (VVP) boeking.

Een uitgebreide vorm van voorraadregistratie kan via de instelling "Standen bijhouden". Nu is sprake van een volwaardige voorraadadministratie met mutaties plus actuele voorraadcijfers. Er worden alleen geen financiële kostprijs (VVP) boekingen gemaakt. Indien men kiest voor de instelling "Journaal bijhouden" heeft men de beschikking over een volwaardige voorraadadministratie inclusief financiële kostprijs (VVP) boekingen. Artikelen krijgen nu een VVP (vaste verrekenprijs) waarmee wordt gerekend bij goederenontvangsten en kosten van verkopen. Binnen Inventive zijn aparte functies beschikbaar om de VVP te herwaarderen op grond van diverse criteria. Verder kan men per artikelgroep de grootboekrekeningen bepalen waarop financiële boekingen worden gemaakt bij transacties. Onderstaand is een voorbeeld opgenomen.

Prijzen in meerdere valuta
Indien men beschikt over de module "Vreemde valuta" kunnen op de artikelkaart verkoopprijzen in verschillende valuta worden opgegeven. Dit zijn vast ingevoerde cijfers die geen verband houden met een wisselkoers. Op basis van de landcode van het adres van een relatie wordt bepaald welke valuta van toepassing is. Bij de inrichting kan men de stamtabel met landcodes vullen en per landcode één valutacode opgeven.

Leveranciers van artikelen
Op de artikelkaart kan men optioneel een of meer leveranciers opgeven met inkoopprijs, de (bestel)artikelcode en levertijd. Op basis daarvan is het mogelijk om via modules van de inkoopadministratie geautomatiseerd bestellingen te genereren en eventueel handmatig aan te passen.

Prijslijsten leveranciers
Via de functie "Leveranciersprijzen" is het mogelijk om artikeloverzichten te produceren in combinatie met specifieke leveranciersgegevens. Als men in dit overzicht een artikel zoekt dat door drie leveranciers wordt geleverd, ziet men drie regels met de betreffende leveranciers, hun artikelcodes, prijs en levertijd. Via deze functie is het ook mogelijk om prijslijsten van leveranciers te importeren als die aan een aantal voorwaarden voldoen voor wat betreft beschikbare informatie en bestandsindeling.

Kenmerken en Eigen velden
Indien men beschikt over de betreffende modules, kan men aan artikelen kenmerken en eigen velden toevoegen. Zie daarvoor die modulebeschrijvingen.