De EO implementeert iPower binnen een half jaar
Alle programma's die de Evangelische Omroep op radio of tv uitzendt, begonnen als idee in Inventive. Inventive is erin geslaagd om in zeer korte tijd niet alleen het complete financiële systeem van de EO te vervangen door Inventive. Ook het complexe urenregistratiesysteem, de projectenadministratie en de afhandeling van inkoopfacturen vinden in het pakket plaats. De Powerviews hebben hun weg gevonden naar managers op productieve en ondersteunende afdelingen, die het ene informatie-systeem allemaal heel verschillende vragen kunnen stellen.
De Evangelische Omroep is al veertig jaar een publieke omroep met een herkenbare missie: de vereniging, opgericht door bevlogen christenen met een hart voor Jezus, wil dicht bij God en dicht bij mensen staan en vertaalt dat praktisch en creatief in een breed scala aan programma's, bladen en evenementen. De actualiteitenprogramma's op radio en tv, het Familiediner, de Jongerendag, de Gezinsdag, Blauw Bloed en Moraalridders zijn bekende merken in het kleurrijke Nederlandse omroepbestel.
Hoewel televisie het beeld van de omroep het meest bepaalt, is de omroep ook actief op radio en internet en geeft hij diverse bladen uit. Met een wekelijks actualiteitenprogramma op Radio 1, muziekprogramma's op Radio 2 en 3 en een keur aan programma's op Radio 5 speelt de omroep een stevige deun mee in het programma aanbod. Op internet creëert de omroep communities rond thema's die de omroep belangrijk vindt, zoals zingen, de schepping en de monarchie. Naast het omroepblad Visie, is er voor jongeren Insite, terwijl de dames bediend worden met het christelijke damesblad Eva. Dagelijks werken meer dan driehonderd medewerkers in loondienst samen met (freelance) cameramensen, geluidsmensen, editors, technici en tal van anderen om per jaar meer dan 1.300 uur televisie in meer dan zestig verschillende programma's te maken, en bijna 3.000 uur radio in meer dan dertig verschillende radioprogramma's.
Projectmatige producties
De EO is bezig zich steeds meer tot een projectmatige organisatie om te vormen. Had elke omroep vroeger recht op een bepaald budget en aantal uitzendminuten, inmiddels moeten alle omroepen voor elk programma met elkaar 'concurreren' op basis van onder meer kosten, te verwachten kijkcijfers en een stevig inhoudelijk verhaal. Door nieuwe toetreders aan het bestel en druk vanuit de politiek worden de omroepbudgetten steeds krapper en komt het steeds meer op een tijdige beheersing van tijd, geld en kwaliteit aan. Voor de managers houdt dat in dat er voortdurend tijdelijke teamverbanden ontstaan die worden ingericht op de speciale behoeften van het programma of het evenement. De twee directeuren en een vast team van managers sturen ongeveer dertig leidinggevenden aan, die steeds vaker als projectleiders gaan opereren. Dat betekent, dat bekende Excel-sheets of zelfgebouwde applicaties uit het verleden wijken voor het pakket en op gebruikers toegesneden Powerviews.
Inkoopfacturen
Met een jaarlijkse omzet van ongeveer zestig miljoen euro krijgt de omroep zo'n 20.000 inkoopfacturen te verwerken, die allemaal gecontroleerd, gefiatteerd en op het juiste project gecodeerd moeten worden. Inventive ontwikkelde een methode waarmee de facturen batchgewijs worden gescand en hun wegdoor het bedrijf digitaal vervolgen. Inventive houdt rekening met de verschillende autorisaties van de medewerkers, zodat een factuur met een hoog bedrag eerst door de medewerker wordt gecontroleerd en indien nodig uiteindelijk digitaal op het bureau van een van de directeuren belandt ter accordering.
Intussen is op de afdeling Financiële Zaken gedurende het gehele proces duidelijk bij wie de factuur ter controle ligt en wat de status ervan is, en raakt er geen papieren versie meer zoek in allerlei lades of achter bureaus. De medewerkers kunnen zelf achteraf facturen terugvinden die zijn gerelateerd aan de projecten en/of de crediteuren.
Urenregistratie
Vanuit de omroep-cao is een jaarurennorm geïntroduceerd die het compenseren van meer- of minderuren moet waarborgen. Inventive heeft het mogelijk gemaakt dat de medewerkers in loondienst hun uren op een van de programma's of andere projecten zo kunnen schrijven, dat iedereen wekelijks kan zien wat zijn saldo aan meer- of minderuren is. De uren worden wekelijks gecontroleerd door de leidinggevenden. Als medewerkers hun urenstaten niet tijdig inleveren, krijgen ze daar automatisch via een e-mail bericht van. De leidinggevende kan zelf overzichten uitdraaien om erachter te komen op welke projecten uren zijn geschreven en in hoeverre de medewerkers hun urenstaten hebben ingediend.
Apple
Als creatieve organisatie gebruikt de EO al jaren de Mac als standaard clientcomputer voor verreweg de meeste medewerkers. In de selectieprocedure voor een nieuw financieel systeem was de platformeis dan ook dominant: het hele systeem moest zowel op Mac als Windows volledig worden ondersteund.
Financiële administratie
De EO neemt zijn publieke taak serieus en spant zich in voor transparatie en verantwoording naar de overheid en zijn leden. Een heldere financiële administratie is daarvoor de basis, vond de omroep. Anders dan commerciële bedrijven heeft de omroep te maken met verschillende verplichte rapportageeisen, die intern weer anders zijn dan extern. Het samenstellen van de verschillende weergaves van dezelfde informatie, was in het verleden een klus van enkele dagen per maand. Sinds Inventive succesvol draait, zijn dezelfde overzichten in enkele uren te maken.
De totstandkoming van een tv-programma
Elke uitzending begint met een idee, dat aan het management verantwoord dient te worden op basis van inhoudelijke en financiële doelstellingen. Het projectvoorstel dat door een eindredacteur of een producer wordt gemaakt, wordt inclusief een voorcalculatie ingediend bij een manager die gevraagd wordt akkoord te geven voor de productie. Op de voorcalculatie worden per persoon het aantal uren van interne medewerkers gecalculeerd en alle andere te verwachten kosten. Het goedgekeurde projectvoorstel krijgt van Inventive een nummer dat leidend is in het gehele verdere verloop van de productie.
Na uitzending op tv kan de eindredacteur of zijn producer de balans opmaken en in een vergelijking met de nacalculatie zien waar de planning verschilt met de realisatie.
Keuze voor Inventive
De EO is bij zijn keuze voor Inventive niet over een nacht ijs gegaan. Manager Financiële Zaken en Bedrijfsvoering Ben Kostwinder heeft in een vorige functie de implementatie van een ERP-systeem al eens eerder meegemaakt en weet dus wat ervoor komt kijken. "Ik wilde een leverancier met wie ik voor langere tijd een relatie kon aangaan en een pakket waarmee ik een behoorlijk aantal jaren vooruit kon. We vonden het belangrijk dat de leverancier gevoel had voor de Nederlandse omroepwereld en andere typisch Nederlandse zaken, zoals de btw-regelgeving. Juist als het ingewikkeld of spannend wordt, heeft het voordelen als er door ons en de leverancier Nederlands kan worden gesproken." Nadat de EO zijn functionele eisen en wensen had uitgeschreven, volgde een selectieprocedure waarin het pakket en Inventive vergeleken werden met vijf andere pakketten en leveranciers. Drie daarvan mochten uiteindelijk een demo geven op basis van een door de EO uitgeschreven case. Ben Kostwinder: "De case was ingewikkeld, maar niets meer dan onze gebruikelijke situatie, waarin de projectstructuur halverwege het project kan wijzigen en we te maken hebben met interne en externe medewerkers, uren en facturen, interne doorbelastingen en ingewikkelde btw-problematiek. Achteraf bleek dat de bedachte zaken uit de cases inderdaad al snel ook zijn voorgekomen. Het pakket kon daar uitstekend mee overweg." Inventive won de selectieprocedure uiteindelijk op prijs én kwaliteit.
Implementatie
Nadat de EO de knoop doorhakte, is het snel gegaan. Algemeen directeur Arno Mulder van Inventive is nog steeds onder de indruk van de snelheid waarmee de EO en zijn organisatie het pakket konden implementeren. Hij spreekt van een waar huzarenstukje, voor zowel de omroepwereld als de ICT-branche. "In de twintig jaar dat we dergelijke projecten doen, hebben we nog niet vaak meegemaakt dat het in een organisatie met zoveel mensen zo snel is gebeurd."
Een half jaar na de opdrachtbevestiging draaide het pakket in de hele organisatie. Met de introductie van Inventive wil de EO het grote aantal uiteenlopende applicaties terugdringen en de afhandeling en aanvraag van allerlei processen uniformeren. De EO is nog steeds met Inventive in contact om het aantal functionaliteiten in het pakket uit te breiden.